Wypełniając obowiązek prawny uregulowany przepisem art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”), Madejski spółka komandytowa z siedzibą w Krakowie (dalej jako „Spółka”) informuje, iż w celu prowadzenia działalności Spółka zbiera i wykorzystuje dane osobowe, w tym informacje o Kontrahentach Spółki.
INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Madejski spółka komandytowa z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Makuszyńskiego 28, 31-752 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000941265, REGON: 350828050, NIP: 6781010745.
Dane kontaktowe
Jako Administrator nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Spółkę oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych można skontaktować się poprzez adres email: rodo@madejski.com.pl lub pisemnie na adres Administratora z dopiskiem „Dane osobowe”.
Zakres informacji
Spółka informuje, że przetwarza dane osobowe osób fizycznych będących:
a) kontrahentami Spółki, w tym kontrahentami potencjalnymi i/lub
b) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich kontrahentów i/lub
c) innymi osobami, których dane Spółka przetwarza w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Spółką a Kontrahentami, w tym zakresie wystawiania faktur i/lub rachunków oraz realizacji dostaw i/lub zamówień w ramach umów z Kontrahentami dalej łącznie „Kontrahenci”.
Rodzaje danych osobowych
W związku ze współpracą pomiędzy Kontrahentami a Spółką, Spółka przetwarzać przekazane przez nich dane osobowe, takie jak:
a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adres(y) korespondencyjne i/lub b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON) i/lub c) dane kontaktowe, w tym adres e-mail i/lub numer telefonu i/lub faxu i/lub d) stanowisko zajmowane w ramach organizacji Kontrahentów Podanie danych określonych powyżej jest fakultatywne, lecz niezbędne dla celów realizacji stosunku umownego oraz realizacji współpracy pomiędzy Kontrahentem oraz Spółką. Odmowa udostępnienia danych jest równoznaczna z brakiem możliwości wykonania zapisów umowy przez Spółkę (przykładowo, odmowa udostępnienia danych może wiązać się z brakiem możliwości realizacji faktury).
Państwa dane osobowe mogą być pobierane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji informacji podanych przez Kontrahentów. W tym przypadku zakres przetwarzanych danych będzie ograniczony do danych dostępnych publicznie w tych rejestrach.
Możemy również pozyskiwać dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami bądź prowadzą współpracę na podstawie odrębnych umów. Zakres przetwarzanych danych obejmuje w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy Spółką a takim podmiotem, np. informacje o ustaniu stosunku pracy danego podmiotu, zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.
Cel przetwarzania/Podstawa przetwarzania:
Podjęcie niezbędnych działań przed zawarciem umowy, zawarcia i wykonania umowy oraz świadczenia usług zgodnie z umową
Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed i w związku z zawarciem umowy.
Dla celów marketingowych Administratora, w tym profilowania dla celów marketingowych i w celach analitycznych
Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, lub art. 6 ust. 1 lit. a - udzielona zgoda.
Dla celów marketingowych, w tym celów analitycznych i profilowania osób trzecich, w tym partnerów Administratora
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda, w razie nieudzielenia zgody dane osobowe nie są przetwarzane w tym celu.
Spełnienie ciążących na Administratorze obowiązków prawnych wynikających z właściwych przepisów prawa.
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia wymogów prawnych, którym Administrator podlega.
Ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń związanych z zawartą z Panią/Panem umową / świadczonymi usługami.
Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, jako tzw. prawnie uzasadniony interes administratora, którym jest dochodzenie roszczeń i obrona jego praw.
Konkretny cel i podstawa przetwarzania są podawane w odrębnej informacji kierowanej do osób, których dane dotyczą.
Okres przez który dane będą przechowywane
Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu umowy/ świadczenia usług lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa, w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych dotyczących umowy. Wszelkie dane przetwarzane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych przetwarzamy przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
Tam, gdzie przetwarzamy dane osobowe w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora, dane osobowe nie będą przetwarzane dla określonego celów jeżeli zgłoszony zostanie sprzeciw wobec takiego przetwarzania.
Jeśli przetwarzamy dane w oparciu o zgodę, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej wycofania.
Dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym podmiotom prawnym w celach wymienionych w ust. 6 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań zleconych przez Spółkę lub jeżeli wymaga tego przepis obowiązującego prawa.
Odbiorcami danych osobowych mogą być:
a) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych, dostawcy usług serwisowych z zakresu IT, podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów oraz inne podmioty realizujące zadania na rzecz Spółki związane z zachowaniem ciągłości jej działania.
Przetwarzanie przez ww. podmioty danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę;
b) organy państwowe, organy ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) lub organy samorządu terytorialnego w związku z prowadzonym postępowaniem i/lub
c) klienci, jeśli na podstawie odrębnych umów konieczne jest przedstawienia im odpowiednich atestów i certyfikatów zgodności;
d) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Zebrane dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (Kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia).
Środki zabezpieczające dane osobowe
W celu ochrony przetwarzanych danych osobowych zgodnie z art. 32 RODO, Spółka wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją danych osobowych, nieuprawnionym ujawnieniem danych osobowych oraz nieuprawnionym dostępem do danych osobowych.
Środki bezpieczeństwa, o których mowa powyżej zostały wdrożone przy uwzględnieniu stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.
Zautomatyzowane procesy podejmowania decyzji w zakresie ochrony danych osobowych
Przetwarzane dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji przez Spółkę, w tym profilowaniu przy wykonywaniu umowy łączącej Spółkę z Kontrahentem.
Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Jeśli podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora, można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych. W szczególności przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i w celach analitycznych.
W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, mają Państwo prawo cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy/ świadczenia usług lub przetwarzane na podstawie zgody - przysługuje Państwu także prawo do przenoszenia danych osobowych. W takiej sytuacji otrzymacie Państwo od Spółki swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego.
Przysługuje Państwu również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu do spraw ochrony danych osobowych.
Podanie danych osobowych w związku z zawieraną umową / świadczonymi na jej podstawie usługami jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia i wykonywania umowy - bez podania danych osobowych nie jest możliwe zawarcie umowy / świadczenie usług. Podanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.